Aplikasi-aplikasi siklus pendapatan dan pengeluaran.

Aplikasi-aplikasi siklus pendapatan

Pada diagram aliran data (DFD) sistem aplikasi order penjualan memuat

prosedur-prosedur yang tercakup dalam penerimaan dan pengiriman order

pelanggan dan dalam menyajikan faktur-faktur yang menguraikan produk,

pelayanan dan penilaian.

Sistem Piutang dagang

Piutang dagang adalah sejumlah nilai yang menjadi hak perusahaan sebagai

akibat dari timbulnya transaksi penjualan secara kredit. Terdapat 2

pendekatan dasar dalam aplikasi piutang dagang yaitu

a. Pemrosesan akun terbuka: dibuatkan catatan terpisah untuk setiap

faktur pelanggan. Pada saat nota pengiriman uang diterima,

dicocokkan ke faktur-faktur yang belum dilunasi.

b. Pemrosesan saldo: nota-nota pelanggan dbebankan ke saldo total

piutang pelanggan dan bukan ke faktur-faktur pelanggan.

Pengolahan piutang dagang merupakan hal yang sangat kompleks dalam

suatu perusahaan. Perusahaan bidang keuangan skala besar baik itu

asuransi atau perbankan dapat memiliki rekening piutang terpisah yang

sangat besar jumlahnya. Terkadang timbul kendala permrosesan dalam hal

waktu, sehingga tidak jarang perusahaan menggunakan kebijakan rencana

penagihan bersiklus cycling billing plan), dimana arsip piutang dagang

dipisahkan baik itu secara alfabet atau nomor rekening. Penagihan piutang

dilakukan secara bertahap, misalnya dalam 1 bulan terbagi menjadi 3 atau 4

periode penagihan. Sehingga kebijakan ini secara tidak langsung juga

mempengaruhi lancarnya arus kas masuk perusahaan. Karena biasanya

pelanggan akan segera membayar hutang tidak lama setelah menerima surat

tagihan dari perusahaan.

Arus Transaksi dalam Piutang Dagang

a. Penerimaan Kas

b. Penagihan

c. Piutang Dagang

d. Kredit

e. Buku Besar

Retur dan Potongan Penjualan

Rekening ini timbul apabila terdapat retur atau pengembalian barang

yang telah dijual. Hal ini disebabkan diantaranya adalah kerusakan

barang, penyusutan jumlah, kekeliruan pencatatan, dsb. Jumlah

barang yang diretur atau dikembalikan akan mengurangi jumlah

transaksi yang terjadi. Jumlah potongan atau pengurangan

dinegosiasikan antara pelanggan dengan tenaga penjual dan harus

ditelaah dan disahkan oleh pihak yang independen, misalnya

departemen kredit.

Penghapusan Piutang dagang

Fokus utama dari piutang yang dihapuskan adalah piutang yang sudah

jatuh tempo dan benar-benar sudah tidak dapat ditagih. Cara lain yang

mungkin bisa dilakukan agar penghapusan piutang tidak terjadi

misalnya adalah dengan surat peringatan, surat tindak lanjut atau agen

penagihan.

Aplikasi-aplikasi siklus pengeluaran

Pembelian Sentralisasi, dengan pendekatan ini maka pembelian

dapat memperoleh diskon atau potongan yang besar, posisi

pasar yang lebih kuat, pengendalian persediaan yang lebih baik

dan spesialisasi pembeli.

Desentralisasi, dengan metode ini maka akan dapat meningkatkan

tanggungjawab masing-masing pelaksana pembelian.

Penggajian

a. Kepegawaian

Bertanggung jawab menempatkan personel di penggajian

perusahaan untuk menspesifikasikan tingkat pembayaran dan

otorisasi

Pengeluaran

kas

Pembelian

Hutang

Dagang

Penerimaan

Gudang

Pemasok

Data Pemasok

b. Pencatat Jam kerja

Menyajikan dan mengontrol laporan jam kerja

c. Penggajian

Perhitungan dan penyiapan proses penggajian

Persyaratan Pemrosesan Penggajian

Untuk melakukan pemrosesan penggajian, beragam berkas harus

dibuat dalam sistem penggajian ini. Informasi dasar mengenai identitas

karyawan merupakan hal yang pokok yang harus sudah tersedia

datanya sebelum proses penggajian mulai. Daftar gaji atau jurnal

khusus harus dibuat untuk mendokumentasikan pembayaranpembayaran

yang aktual. Berkas-berkas yang berkaitan dengan

pelaporan kepada pemerintah, tabel-tabel pajak, potongan dan

tunjangan karyawan juga merupakan berkas pendukung proses

penggajian

Sumber universitas gunadarma

Pemrosesan transaksi dan struktur pengendalian intern.

Kebutuhan akan pengendalian.
Pengendalian dan Eksposur
Eksposur mencakup potensi dampak financial akibat suatu kejadian dikalikan dengan probabilitas terjadinya kejadian tersebut. Eksposur adalah risiko dikalikan konsekuensi financial atas risiko tersebut.

jenis Eksposur-eksposur umum
1. Biaya yang terlalu tinggi
Harga yang dibayarkan untuk pembelian barang yang digunakan dalam organisasi bisa saja terlalu mahal. Cek bisa saja dibayarkan kepada karyawan yang tidak bekerja dengan efektif dan efisien.
2. Pendapatan yang Cacat
Biaya terutang tidak tertagih dari penjualan kredit terlalu banyak. Barang dagangan telah dikirim ke pelanggan tetapi tidak tercatat sehingga tidak ditagih.
3. Kerugian Akibat Kehilangan Aktiva
Aktiva dapat hilang sebagai akibat pencurian, tindakan kekerasan, atau bencana alam. Kas, baha baku, atau peralatan dapat rusak atau salah penempatan.
4. Akuntansi yang Tidak Akurat
Kebijakan dan prosedur akuntansi dapat salah, tidak tepat, atau secara signifikan berbeda dari yang diterima umum. Kesalahan ini dapat mencakup kesalahan penilaian transaksi, kesalahan waktu pencatatan, atau kesalahan klasifikasi transaksi.
5. Interupsi Bisnis
Interupsi bisnis mencakup penghentian sementara suatu operasi bisnis, penghentian permanen atas operasi suatu bisnis, atau penutupan suatu usaha.
6. Sanksi Hukum
Penghentian kegiatan bisnis bisa saja terjadi sebagai hukuman dari lembaga pemerintah jika perusahaan melakukan perbuatan yang melanggar hukum.

7. Ketidakmampuan untuk bersaing
Ketidakmampuan ini dapat terjadi sebagai akibat kombinasi berbagai eksposur yang telah dibahas sebelumnya dan bia juga sebagai akibat ketidakefektifan keputusan manajemen.

8. Kecurangan dan Pencurian
Kecurangan dan pencurian dapat dilakukan oleh pihak eksternal di luar perusahaan ataupun pihak internal di dalam perusahaan. Biaya yang terlalu tinggi, pendapatan yang cacat, kehilangan aktiva, ketidakakuratan catatan akuntansi, interupsi bisnis,sanksi hukum, dan ketidakmampuan untuk bersaing, semuanya bisa saja merupakan dampak dari kecurangan dan pencurian.

Kecurangan dan Kejahatan Kerah Putih
Kejahatan kerah putih menggambarkan serangkaian aktivitas illegal yang terjadi sebagai bagian dari pekerjaan pelaku kejahatan. Kejahatan kerah putih terjadi pada saat kekayaan perusahaan digunakan menyimpang dari manfaat aktiva yang sesungguhnya.

Ada 3 bentuk kejahatan kerah putih :
1. Kecurangan manajemen
Meliputi penyalahgunaan atau kesalahan interpretasi terhadap aset baik oleh karyawan atau pihak ketiga di luar perusahaan, atau keduanya.
2. Pelaporan keuangan yang menyesatkan
Tindakan sengaja atau tidak sengaja, sebagai akibat niat hati atau kekhilafan, yang menyebabkan informasi dalam laporan keuangan secara material mengganggu pengambil keputusan.
3. Kejahatan korporat
Merupakan kejahatan kerah putih yang menguntungkan suatu perusahaan atau organisasi, dan bukan hanya menguntungkan individu tertentu yang melakukan kecurangan.

Pemrosesan Komputer dan Eksposur
Banyak aspek dari pemrosesan komputer yang cenderung meningkatkan eksposur organisasi terhadap peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan. Pemrosesan data secara mekanis, penyimpanan data secara mekanis, dan kompleksitas pemrosesan merupakan aspek pemrosesan komputer yang dapat meningkatkan risiko atau potensi kerugian akibat eksposur yang dihadapi organisasi, tidak peduli apakah pemrosesan komputer digunakan di perusahaan ataupun tidak.

Tujuan Pengendalian dan Siklus Transaksi
Pengendalian berguna untuk mengurangi eksposur. Analisis eksposur dalam suatu organisasi sering berhubungan dengan konsep siklus transaksi. Sekalipun tidak ada dua organisasi yang benar-benar sama, pada umumnya organisasi menghadapi kejadian ekonomi yang serupa. Kejadian tersebut menghasilkan transaksi yang dapat dikelompokkan sesuai dengan empat siklus aktivitas bisnis, yaitu :
1. Siklus pendapatan : Kejadian yang terkait dengan distribusi barang dan jasa ke entitas lain dan penagihan atas pembayaran yang terkait dengan distribusi barang dan jasa tersebut.
2. Siklus pengeluaran : Kejadian yang terkait dengan akuisisi barang dan jasa dari entitas lain dan pelunasan kewajiban terkait dengan akuisisi tersebut.
3. Siklus produksi : Kejadian yang terkait dengan transformasi bahan baku menjadi barang dan jasa.
4. Siklus keuangan : Kejadian yang terkait dengan akuisisi dan pengelolaan dana dan modal, termasuk kas.

Komponen Proses Pengendalian Internal
Proses pengendalian internal suatu organisasi terdiri dari lima elemen : lingkungan pengendalian, penaksiran risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pengawasan. Konsep pengendalian internal didasarkan pada dua premis utama, yaitu tanggung jawab dan jaminan yang masuk akal.

Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan dampak kumulatif atas faktor-faktor untuk membangun, mendukung dan meningkatkan efektivitas kebijakan dan prosedur tertentu.
Faktor yang tercakup dalam lingkungan pengendalian adalah :
1. Nilai-nilai integritas dan etika
2. Komitmen terhadap kompetensi
3. Filosofi manajemen dan gaya operasi
4. Struktur organisasi
5. Perhatian dan pengarahan yang diberikan oleh dewan direksi dan komitenya
6. Cara pembagian otoritas dan tanggung jawab
7. Kebijakan sumber daya manusia dan prosedur

Penaksiran Risiko
Penaksiran risiko, komponen kedua dari pengendalian internal, merupakan proses mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang memengaruhi tujuan perusahaan.

Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dibangun untuk membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan dengan baik.
Tujuan pengendalian :
1. Rencana organisasi mencakup pemisahan tugas untuk mengurangi peluang seseorang dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau kesalahan menjalankan tugas sehari-hari mereka.
2. Prosedur mencakup perancangan dan penggunaan dokumentasi dan catatan yang berguna untuk memastikan pencatatan transaksi dan kejadian yang tepat.
3. Akses terhadap aktiva hanya diberikan sesuai dengan otorisasi manajemen.
4. Cek independen dan peninjauan dilakukan sebagai wujud akuntabilitas kekayaan perusahaan dan kinerja.
5. Pengendalian proses informasi diterapkan untuk mengecek kelayakan otorisasi, keakuratan, dan kelengkapan setiap transaksi.

Informasi dan Komunikasi
Merupakan komponen pengendalian internal yang keempat. Informasi mengacu pada sistem akuntansi organisasi, yang terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi organisasi dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan utang yang terkait.

Komunikasi
Komunikasi terkait dengan memberikan pemahaman yang jelas mengenai semua kebijakan dan prosedur yang terkait dengan pengendalian. Komunikasi yang baik membutuhkan komunikasi oral yang efektif, manual prosedur yang memadai, manual kebijakan, serta berbagai jenis dokumentasi yang lain.
Komunikasi yang efektif juga membutuhkan aliran arus informasi dalam organisasi yang memadai. Informasi semacam ini dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja, membuat laporan perkecualian, dan lain sebagainya.

Pengawasan
Pengawasan dicapai melalui aktivitas yang terus-menerus, atau evaluasi terpisah, atau kombinasi keduanya. Tujuan fungsi audit internal adalah untuk melayani manajemen dengan menyediakan bagi manajemen hasil analisis dan hasil penilaian aktivitas dan sistem seperti :
1. Sistem informasi organisasi
2. Struktur pengendalian internal organisasi
3. Sejauh mana ketaatan terhadap kebijakan operasi, prosedur, dan rencana
4. Kualitas kinerja personel organisasi

Pengendalian Pemrosesan Transaksi
Merupakan satu prosedur yang dirancang untuk memastikan bahwa elemen proses pengendalian internal diimplementasikan dalam suatu sistem aplikasi tertentu di setiap siklus transaksi organisasi. Pengendalian pemrosesan transaksi mencakup pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum memengaruhi semua pemrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang spesifik untuk setiap aplikasi tertentu.

Pengendalian Umum
Pengendalian umum mencakup hal-hal berikut ini :
1. Perencanaan organisasi pemrosesan data
2. Prosedur operasi secara umum
3. Karakteristik pengendalian peralatan
4. Pengendalian akses data dan peralatan
Pengendalian Aplikasi
Dikelompokkan menjadi pengendalian input, pengendalian proses, serta pengendalian output. Pengelompokan ini terkait dengan langkah-langkah dalam siklus pemrosesan data.
1. Pengendalian input dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan pada tahap penginputan data.
2. Pengendalian proses dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan dan bahwa tidak ada transaksi yang terlewat yang tidak diproses atau bahwa tidak ada transaksi tambahan yang mestinya tidak ikut diproses.
3. Pengendalian output dirancang untuk memastikan bahwa input dan proses yang telah dijalankan menghasilkan output yang valid dan bahwa output telah didistribusikan secara tepat.

Pengendalian Preventif, Detektif, dan Korektif
Pengendalian dikelompokkan berdasarkan sifat :
1. Pengendalian preventif berperan untuk mencegah terjadinya kesalahan dan kecurangan.
2. Pengendalian detektif berperan untuk mengungkapkan kesalahan dan kecurangan yang telah terjadi.
3. Pengendalian korektif berperan untuk membetulkan kesalahan yang telah terjadi

sumber dari www.google.com

Pengenalan Pemrosesan Transaksi.

Istilah pemrosesan transaksi mewakili berbagai aktivitas yang umumnya dilakukan oleh organisasi untuk mendukung operasional sehari-harinya. Walaupun tidak ada 2 organisasi yang memproses data transaksi secara persis sama, hampir semua organisasi memproses alur transaksi yang sama. Alur transaksi operasional dapat dikelompokkan menurut proses bisnis pada umumnya. Sebagian besar organisasi memiliki proses pesanan penjualan, proses tagihan, proses piutang, dan proses bisnis lainnya.

Arus transaksi
contoh Arus transaksi perusahaan manufactur
Karena tingkat arus transaksi dalam suatu perusahaan sangat kompleks, untuk mempermudah dalam penyajiannya, maka tiap transaksi diklasifikasikan ke dalam beberapa siklus-siklus transaksi.
Siklus transaksi mengelompokkan satu atau lebih transaksi yang mempunyai kesamaan tujuan.
Siklus transaksi untuk satu perusahaan dengan perusahaan lain akan berbeda, disini diberi contoh siklus transaksi perusahaan dagang dan perusahaan manufaktur.

Perusahaan Manufaktur Perusahaan Dagang
- Pendapatan Pendapatan
- Pengeluaran pengeluaran
- Produksi Manajemen Sumberdaya
- Keuangan laporan keuangan

Dari pengklasifikasian tersebut nantinya dapat dengan mudah dibuat suatu bagan rekening.

Siklus-siklus transaksi dan sistem-sistem aplikasi dalam aktivitas bisnia
Siklus Pengeluaran Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan. Siklus Produksi Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumber daya menjadi barang dan jasa. Siklus Keuangan Kejadian-kejadian yang berkaitan denga perolehan dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas. Siklus pemrosesan transaksi terdiri dari satu atau lebih sistem-sistem aplikasi. Sistem aplikasi memproses transaksi-transaksi yang berkaitan secara logis. Siklus pendapatan perusahaan umumnya mencakup sistem aplikasi yang meliputi entri pesanan pelanggan, penagihan, piutang dagang, dan pelaporan penjualan. Siklus pengeluaran umumnya mencakup sistem aplikasi yang meliputi pemilihan dan permohonan pemasok, pembelian, hutang dagang, dan penggajian. Siklus produksi mencakup sistem-sistem alikasi yang meliputi pengendalian dan pelaporan produksi, akuntansi biaya produksi, pengendalian persediaan, dan akuntansi kekayaan. Siklus keuangan perusahaan mencakup sistem aplikasi yang berkaitan dengan pengendalian dan manjemen kas, manajemen hutang, dan administrasi pensiun karyawan. Sistem informasi akuntansi dirancang dan diimplementasikan bukan hanya untuk memproduksi saldo buku besar dari laporan keuangan yang disajikan, tetapi juga menghasilkan beragam informasi manajemen dan operasional yang tidak berkaitan dengan akuntansi

Komponen-komponen sistem pemrosesan transaksi
o Masukan
Pesanan konsumen, Slip penjualan, Faktur, Kartu absen karyawan
o Pemrosesan
Pemrosesan melibatkan penggunaan jurnal dan register untuk memberikan catatan masukan yang permanen dan kronologis.
Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan.
Register digunakan untuk mencatat jenis lain data yang tidak terkait secara langsung dengan akuntansi.
o Penyimpanan
Ledger dan berkas menyediakan penyimpanan data baik secara manual maupun terkomputerisasi.
Ledger menyediakan ringkasan dari transaksi akuntansi keuangan perusahaan.
 Berkas adalah kumpulan terorganisir atas data terdiri atas : File transaksi, File Master, dan File referensi atau tabel.
o Keluaran
Yaitu dokumen apapaun yang dihasilkan oleh sistem, contoh : Neraca saldo, Laporan keuangan, Laporan operasional.

Perancangan sistem tata buku berpasangan
- Hal penting dalam merancang sistem akuntansi :
Sifat dan tujuan organisasi
Karakteristik struktural dan fungsional
Tata letak fisik, produk dan jasa
Orang yang mengoperasikan sistem
- Langkah dalam merancang sistem akuntansi :
Merancang pengelompokan kasar atas rekening, daftar rekening dan laporan keuangan terkait.
Mereview karyawan operasional dan manajemen.
Finalisasi laporan, daftar rekening, dan laporan lainnya
Menyiapkan rancangan penjurnalan dan perancangan kertas kerja yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan dan mengoperasikan sistem.

Sistem kode akun untuk pemrosesan transaksi
• Suatu sistem pengkodean berisi character set, yaitu satu set simbol yang telah ditentukan sebelumnya yang digunakan untuk mengidentifikasi obyek. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan dan mengambil data keuangan.

• Tujuan pengkodean :
o Mengidentifikasikan data akuntansi secara unik
o Meringkas data
o Mengklasifikasikan rekening atau transaksi
o Menyampaikan makna tertentu
o
• Ada 5 metode pemberian kode rekening, yaitu :
o Kode Angka atau Alphabet Urut (numerical or alphabetical-sequence code)
o Kode Angka Blok (block numerical code)
o Kode Angka Kelompok (group numerical code)
o Kode Angka Desimal (decimal code)
o Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (numerical sequence preceded by an alphabetic reference)

Perancangan Formulir dan Pertimbangan-pertimbangan penyimpanan catatan.

Pertimbangan-pertimbangan dalam perancangan formulir dan penyimpanan pencatatan..
Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.

sumber dari www.google.com